Who we are
MAXSMART SDN. BHD. (registration no. 202401007541 (1553391-X)) runs the Nexus Executive Boardroom and the Synergy Suite at Unit 13-02 & 13-03, Corporate Tower 2, Pavilion Damansara Heights, No. 3, Jalan Damanlela, 50490 Kuala Lumpur. In this notice, "we" and "us" mean Maxsmart.
What we collect
- Your name, company, work email and mobile number.
- Your booking details: the room, date, time, number of guests and any promo code.
- Whether your payment went through. Your card or online banking details go straight to our payment provider, Stripe, and we never see them.
- The messages you send us on WhatsApp or by email.
- Basic website data, such as the cookies our website host uses to keep the site running and secure.
We need your contact and booking details to confirm a booking. Without them, we cannot take it.
How we use it
- To take your booking, confirm it and remind you before the day.
- To answer your questions and look after you when you visit.
- To issue invoices and keep our business records.
- To offer promo codes when you book with us again.
- To prevent fraud and misuse of our booking system.
Who we share it with
Your details go only to the companies that run our bookings, payments, website and email for us, and each receives only what it needs to do its job. They must keep your details safe. We also share details when the law requires it, and we never sell your personal data.
How long we keep it
We keep booking and payment records for 7 years, as Malaysian tax and accounting rules require. If you agree to hear from us about offers, we keep your contact details for that until you ask us to stop.
Your rights
You can ask to see the personal data we hold about you, ask us to correct it, withdraw your consent, or tell us to stop sending you offers. Email [email protected] or WhatsApp +60 12-360 7001. We reply within 21 days, and we may first ask you to confirm who you are. If you have a complaint about how we handle your data, contact us and we will look into it.
Keeping it safe
Your details travel over encrypted connections, and only the people who need them can see them. Some of the companies we work with store data outside Malaysia. When they do, we make sure your details stay protected to the standard Malaysian law requires.
Changes to this notice
When we update this notice, the latest version goes on this page. This version takes effect on 1 October 2026. The Bahasa Malaysia version below says the same. If the two differ, the English version applies.
Notis Privasi (Bahasa Malaysia)
Notis ini menerangkan cara kami menjaga butiran peribadi yang anda kongsikan dengan kami semasa membuat tempahan atau menghantar mesej kepada kami. Notis ini mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia, sebagaimana dipinda pada tahun 2024.
Siapa kami
MAXSMART SDN. BHD. (no. pendaftaran 202401007541 (1553391-X)) mengendalikan Nexus Executive Boardroom dan Synergy Suite di Unit 13-02 & 13-03, Corporate Tower 2, Pavilion Damansara Heights, No. 3, Jalan Damanlela, 50490 Kuala Lumpur. Dalam notis ini, "kami" bermaksud Maxsmart.
Data yang kami kumpul
- Nama, syarikat, e-mel kerja dan nombor telefon bimbit anda.
- Butiran tempahan anda: bilik, tarikh, masa, bilangan tetamu dan kod promosi, jika ada.
- Status pembayaran anda. Butiran kad atau perbankan dalam talian anda dihantar terus kepada penyedia pembayaran kami, Stripe, dan kami tidak dapat melihatnya.
- Mesej yang anda hantar kepada kami melalui WhatsApp atau e-mel.
- Data asas laman web, seperti kuki yang digunakan oleh hos laman web kami untuk memastikan laman web berfungsi dengan baik dan selamat.
Kami memerlukan butiran hubungan dan tempahan anda untuk mengesahkan tempahan. Tanpa butiran ini, kami tidak dapat menerima tempahan anda.
Cara kami menggunakannya
- Untuk menerima dan mengesahkan tempahan anda, serta mengingatkan anda sebelum tarikhnya.
- Untuk menjawab pertanyaan anda dan melayan anda semasa lawatan.
- Untuk mengeluarkan invois dan menyimpan rekod perniagaan kami.
- Untuk menawarkan kod promosi apabila anda menempah semula dengan kami.
- Untuk mencegah penipuan dan penyalahgunaan sistem tempahan kami.
Pihak yang menerima data anda
Butiran anda hanya diberikan kepada syarikat yang mengendalikan sistem tempahan, pembayaran, laman web dan e-mel bagi pihak kami, dan setiap satunya hanya menerima apa yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya. Mereka wajib menjaga keselamatan butiran anda. Kami juga berkongsi butiran apabila dikehendaki oleh undang-undang, dan kami tidak sekali-kali menjual data peribadi anda.
Tempoh simpanan
Kami menyimpan rekod tempahan dan pembayaran selama 7 tahun, seperti yang dikehendaki oleh peraturan cukai dan perakaunan Malaysia. Jika anda bersetuju untuk menerima tawaran daripada kami, kami menyimpan butiran hubungan anda untuk tujuan itu sehingga anda meminta kami berhenti.
Hak anda
Anda boleh meminta untuk melihat data peribadi anda yang kami simpan, meminta kami membetulkannya, menarik balik persetujuan anda, atau meminta kami berhenti menghantar tawaran. E-mel [email protected] atau WhatsApp +60 12-360 7001. Kami akan membalas dalam tempoh 21 hari, dan mungkin meminta anda mengesahkan identiti anda terlebih dahulu. Jika anda mempunyai aduan tentang cara kami mengendalikan data anda, hubungi kami dan kami akan menyiasatnya.
Keselamatan data
Butiran anda dihantar melalui sambungan yang disulitkan, dan hanya orang yang memerlukannya boleh melihatnya. Sesetengah syarikat yang bekerjasama dengan kami menyimpan data di luar Malaysia. Dalam keadaan ini, kami memastikan butiran anda terus dilindungi mengikut standard yang dikehendaki oleh undang-undang Malaysia.
Perubahan kepada notis ini
Apabila kami mengemas kini notis ini, versi terkini akan disiarkan di halaman ini. Versi ini berkuat kuasa pada 1 Oktober 2026. Jika terdapat percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.
